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審慎控管工商憑證,提升企業運作效率

殷 鳳 儀 殷 鳳 儀

審慎控管工商憑證,提升企業運作效率

由於企業電子商務化方便、快速,近年來廣受企業與政府單位青睞,越來 越多的作業程序均可透過網路執行。但與之相關的網路交易糾紛與身份認證問題 於實務上頻頻發生,其中尤以「身分冒用問題」最為嚴重,有心的駭客常會利用 所竊得的資料從事不法行為,導致交易的當事人蒙受嚴重損失。為解決上述問 題,及因應「電子化」、「網路化」的全球趨勢,經濟部積極推動企業工商憑證的 應用以邁向「政府電子化」的里程碑,並自 98 年 9 月起主動向符合資格的企業, 寄發工商憑證,其主要目的乃希望企業能以線上身分即時驗證的機制,來確保電 子商務交易過程的完整與保密性。

『工商憑證』可視為政府核發的企業電子化印鑑,亦即『企業的網路大、小 章』。企業在向政府申辦各種文件、流程需要確認公司身分時,只要該項業務政 府部門可透過網路進行申辦,企業即可運用工商憑證,取代公司實體大、小章簽 署,其法律上效力與企業的實體印鑑效力相同。目前工商憑證運用範圍以政府的 工商服務為主體,包含財政部電子發票整合、勞保局網路申報及查詢、經濟部 G2B 商工公文訊息交易等 29 項,預期未來將會有更多元的項目可供運用(如免稅 憑證的申請),故本所鼓勵企業應儘早加入使用工商憑證的行列,以跟上世界趨 勢並提升企業運作效率!

為配合經濟部工商憑證之發送,國稅局亦已新聞稿表示,已具備工商憑證卡 之營業人,只要至各稽徵機關索取申請書或是由財政部電子發票整合服務平台下 載「營業人與營業人交易使用電子發票申請書(B2B)」,填寫基本資料,核蓋公 司及負責人印章後,連同相關證明文件送至營業所在地之稽徵機關,經核可發函 通知後,立即取得 B2B 電子發票開立資格。而工業局於未來將推出的「無紙化發 證系統」,亦可透過工商憑證進行登錄,未來需要申請免稅憑證的工廠或報關行, 透過工商憑證登錄系統,可以較以往人工作業更為便利,在不用附件的情況下直 接進行機關查驗。順利通過工業局的審核取得免稅憑證後,後續海關的通關則可 以做到單證比對和自動核銷,至少節省 4~7 個工作天,提升了申請免稅憑證的效率。

雖然工商憑證的使用可提升企業作業的效率,惟實務上仍常見企業因疏於對工商 憑證進行有效控管,導致企業員工因濫用或錯用,而造成企業與政府間不必要誤 會之案例發生,情節嚴重者企業更須面臨違規受罰的無妄之災。對於控管工商憑 證,提出以下二點建議供參:

(1)仿效一般公司內部使用印鑑流程申請方式,設 立印鑑核准登記簿,嚴格記錄工商憑證使用經過及使用人員名單

(2)若公司規模 較大,未來企業可向政府申請附卡,正卡由負責人持有保管,附卡以授權有限應 用範圍的方式予各部門主管,如人事主管授權勞保業務、銷售主管授權領投標業 務,財務主管授權報稅業務等。

由於工商憑證附卡所表彰之效力與正卡同,即法 律效益同為公司簽章,故於使用附卡時亦宜審慎小心,並建立健全完善的內部控 制制度,切勿貪圖使用上的便捷效率而忽略風險控管的重要,未來會計師事務所 透過工商憑證,協助客戶處理各項事務之機會也將會越來越密切。認識及接受新 科技的到臨將是無法改變的事。

正大聯合會計師事務所 工商登記部 殷鳳儀