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中小企業如何做好公司治理

羅 裕 傑 羅 裕 傑

中小企業如何做好公司治理

「公司治理」(Corporate Governance)是近幾年來經常被熱烈討論的議題,但往往留給 人們的印象卻是:「那些是上市櫃公司才需要的!」或是「中小企業沒有資源及條件做好公司 治理?」。反觀近年來發生之會計假帳醜聞所引發的金融危機,再再突顯了公司治理的重要性, 不單只是上市櫃公司受到規範及影響,內部控制的運作是與所有的企業經營活動息息相關的。

公司治理泛指公司管理與監控的方法,主要目的在於強化公司内部控制及內部稽核的機 制,並加強資訊之揭露以提升企業的競爭力。簡言之,內部控制就是做好公司治理的基礎建設。

「內部控制」看似複雜難懂,美國 COSO 及我國審計準則公報均曾對內部控制做過廣泛 的研究及定義,其中包含內部控制五大要素、九大交易循環等,常讓中小企業之企業主望之 怯步,不知從何著手。其實内部控制無所不在,它不是書架上一本厚厚的百科全書,也不是 深奧難懂的數學方程式,內部控制其實就存在於企業的日常營運活動中。企業的營運活動是 透過跨部門的工作銜接,由各部門員工集體完成的交易流程,在這些跨部門的活動中,各經 辦人員如何執行他們的工作職務? 應注意那些作業程序及控制重點? 如何確保工作不產生錯 誤? 是否會造成公司資產或財務損失? 這些就是所謂的「內部控制」,而這些跨部門的交易流 程,就是所謂的「交易循環」。

內部控制之基本原則,應視企業性質、規模大小及組織管理方式等因素之不同,做一權 宜之運用,本文將探討中小企業如何以有限之資源來建立良好之內部控制,以達到公司治理之要求。

中小企業的特性

本文所要討論之中小企業,並非以營業額、資產總額或員工人數來做判斷標準,中小企業通 常具有以下之特性:

  • 1.較少之營運量及產品線
  • 2.以行銷為業務導向
  • 3.主要管理階層為企業 主或大股東
  • 4.由較少的管理階層管控較多之範疇
  • 5.交易流程較不複雜
  • 6.由較少之人員負 責較多之職能
  • 7.以較少之資源維護行政作業(人事、財會、內稽、法務等)。

由以上中小企業 之特性,我們不難看出中小企業在建立內部控制時可能面臨的挑戰,除了因人力不足無法做 到適當的職能分工外,還可能發生管理階層不當的逾越内部控制、不易找到具足夠專業能力 之財會人員、企業主不重視財務報導,及資訊系統不完善等困難。

中小企業之内部控制原則

中小企業在有限的資源下,還是可以掌握以下原則來建立適當的內部控制:

  • 1. 設置職位應權責分明,最好以書面方式訂定每一職位之工作內容、權利及義務,以達到分 層負責及分工合作之效果。
  • 2. 財務與會計應各自獨立,讓管錢的不管帳,管帳的不管錢,以互相牽制,防止舞弊發生。
  • 3. 現金收入隨時存入銀行,現金支出使用支票或匯款。現金流動性最高,對人的誘惑也最大, 除零星開支使用定額零用金付款外,一律將現金隨時存入銀行,並使用兩人以上會同簽署 之支票或匯款單付款。
  • 4. 定期盤點存貨、固定資產或其他資產,並與帳列數字核對,以確保資產安全。
  • 5. 定期實施輪調或休假,藉由不同人員接辦其事務,以收核對牽制之效。
  • 6. 強化人員聘用流程,藉由聘用正直、道德操守良好之員工,以維護企業文化。
  • 7. 建立並開放一個讓員工可以暱名方式檢舉不法行為之管道,以減少管理階層不當逾越內部 控制之情形。

企業經營之成敗,端視企業之管理是否適當,管理者如何取得並了解企業眾多之經濟資 訊,從而作最有效之規劃與運用,有賴於建全的內部控制程序。而内部控制的推行,需要靠 全體員工的配合與執行,才能發揮功效。