中小企業如何做好公司治理

中小企業如何做好公司治理

「公司治理」(Corporate Governance)是近幾年來經常被熱烈討論的議題，但往往留給 人們的印象卻是：「那些是上市櫃公司才需要的!」或是「中小企業沒有資源及條件做好公司 治理?」。反觀近年來發生之會計假帳醜聞所引發的金融危機，再再突顯了公司治理的重要性， 不單只是上市櫃公司受到規範及影響，內部控制的運作是與所有的企業經營活動息息相關的。

公司治理泛指公司管理與監控的方法，主要目的在於強化公司内部控制及內部稽核的機 制，並加強資訊之揭露以提升企業的競爭力。簡言之，內部控制就是做好公司治理的基礎建設。

「內部控制」看似複雜難懂，美國 COSO 及我國審計準則公報均曾對內部控制做過廣泛 的研究及定義，其中包含內部控制五大要素、九大交易循環等，常讓中小企業之企業主望之 怯步，不知從何著手。其實内部控制無所不在，它不是書架上一本厚厚的百科全書，也不是 深奧難懂的數學方程式，內部控制其實就存在於企業的日常營運活動中。企業的營運活動是 透過跨部門的工作銜接，由各部門員工集體完成的交易流程，在這些跨部門的活動中，各經 辦人員如何執行他們的工作職務? 應注意那些作業程序及控制重點? 如何確保工作不產生錯 誤? 是否會造成公司資產或財務損失? 這些就是所謂的「內部控制」，而這些跨部門的交易流 程，就是所謂的「交易循環」。

內部控制之基本原則，應視企業性質、規模大小及組織管理方式等因素之不同，做一權 宜之運用，本文將探討中小企業如何以有限之資源來建立良好之內部控制，以達到公司治理之要求。

中小企業的特性

本文所要討論之中小企業，並非以營業額、資產總額或員工人數來做判斷標準，中小企業通 常具有以下之特性：

• 1.較少之營運量及產品線
• 2.以行銷為業務導向
• 3.主要管理階層為企業 主或大股東
• 4.由較少的管理階層管控較多之範疇
• 5.交易流程較不複雜
• 6.由較少之人員負 責較多之職能
• 7.以較少之資源維護行政作業(人事、財會、內稽、法務等)。

由以上中小企業 之特性，我們不難看出中小企業在建立內部控制時可能面臨的挑戰，除了因人力不足無法做 到適當的職能分工外，還可能發生管理階層不當的逾越内部控制、不易找到具足夠專業能力 之財會人員、企業主不重視財務報導，及資訊系統不完善等困難。

中小企業之内部控制原則

中小企業在有限的資源下，還是可以掌握以下原則來建立適當的內部控制：

• 1. 設置職位應權責分明，最好以書面方式訂定每一職位之工作內容、權利及義務，以達到分 層負責及分工合作之效果。
• 2. 財務與會計應各自獨立，讓管錢的不管帳，管帳的不管錢，以互相牽制，防止舞弊發生。
• 3. 現金收入隨時存入銀行，現金支出使用支票或匯款。現金流動性最高，對人的誘惑也最大， 除零星開支使用定額零用金付款外，一律將現金隨時存入銀行，並使用兩人以上會同簽署 之支票或匯款單付款。
• 4. 定期盤點存貨、固定資產或其他資產，並與帳列數字核對，以確保資產安全。
• 5. 定期實施輪調或休假，藉由不同人員接辦其事務，以收核對牽制之效。
• 6. 強化人員聘用流程，藉由聘用正直、道德操守良好之員工，以維護企業文化。
• 7. 建立並開放一個讓員工可以暱名方式檢舉不法行為之管道，以減少管理階層不當逾越內部 控制之情形。

企業經營之成敗，端視企業之管理是否適當，管理者如何取得並了解企業眾多之經濟資 訊，從而作最有效之規劃與運用，有賴於建全的內部控制程序。而内部控制的推行，需要靠 全體員工的配合與執行，才能發揮功效。